Felix Dinnessen: Liebe Frau Professor Kuhlmann, schön, dass wir dieses Gespräch über Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung führen können. In Rankings wie dem DESI-Index schneidet Deutschland dabei schlecht ab. Wo stehen wir aktuell?
Sabine Kuhlmann: Wenn wir uns die Digitalisierung der Verwaltung anschauen, ist das wirklich besorgniserregend. Das betrifft nicht nur Bürgerinnen und Bürger, die zu Recht medienbruchfreie digitale Leistungen erwarten, sondern auch die Beschäftigten in der Verwaltung selbst. Die Aufgaben nehmen zu, die Regulierungsdichte wächst – aber die versprochene Entlastung durch Digitalisierung bleibt aus.
Es wäre fatal, die Digitalisierung der Verwaltung auf die bloße digitale Abbildung bestehender Prozesse zu reduzieren. Wenn man schlechte analoge Prozesse einfach digitalisiert, bekommt man schlechte digitale Prozesse.
Sabine Kuhlmann Professorin an der Universität Potsdam
Dinnessen: Ich würde das unterstreichen: Wir sehen in Deutschland durchaus beeindruckende Einzelprojekte – digitale Leuchttürme, oft getragen von engagierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Aber das zentrale Problem ist die fehlende Skalierung. Es gelingt uns nicht, aus diesen Einzellösungen flächendeckende Angebote zu machen, die bei den Menschen und Unternehmen tatsächlich ankommen, insbesondere auf kommunaler Ebene. Genau hier stoßen wir auf strukturelle Hürden unseres Systems. Aber lassen Sie uns ein wenig träumen: Wie könnte es in Deutschland aussehen, wenn wir das digitale Potenzial konsequent ausschöpfen würden?
Kuhlmann: Eine konsequent digitalisierte Verwaltung hieße zunächst: durchgängig digitale, medienbruchfreie Verfahren. Bürgerinnen und Bürger könnten Leistungen vollständig von zu Hause aus beantragen, ohne zwischen Papier und Onlineformularen zu wechseln. Das wäre zugleich eine enorme Entlastung der Verwaltung. Der entscheidende Punkt ist aber die Architektur dahinter: interoperable Systeme, einheitliche Standards, funktionierende Schnittstellen – auch über föderale Ebenen hinweg. Dazu gehört der Registerabgleich, das sogenannte Once-Only-Prinzip. Daten müssten nicht immer wieder neu eingegeben werden, sondern könnten sicher zwischen Behörden ausgetauscht werden. Wenn das gelingt, entstehen Effizienzgewinne, kürzere Verfahrensdauern – und am Ende, das ist mir wichtig, auch mehr Vertrauen in staatliches Handeln.
Ich habe selbst erlebt, wie viel Zeit und Geld in Papierprozessen verloren geht. Eine leistungsfähige digitale Verwaltung ist deshalb ein zentraler Standortfaktor im internationalen Wettbewerb.
Felix Dinnessen Partner bei Deloitte
Dinnessen: Man kann das sehr gut an konkreten Beispielen festmachen. Wir haben uns etwa gemeinsam mit dem Normenkontrollrat, dem Sie ja als stellvertretende Vorsitzende angehören, im Rahmen eines Gutachtens die steuerfinanzierte Sozialverwaltung angesehen. Das darin entwickelte Zielbild einer modernisierten Sozialverwaltung ist auf andere Bereiche übertragbar: ein einheitlicher Zugang, der Transparenz schafft, und ein vollständig digitaler Prozess, der alle Verfahrensschritte umfasst. Das schafft Effizienz – für die Bürgerinnen und Bürger, aber auch für die Verwaltung. Und für die Wirtschaft ist das noch relevanter. Unternehmen haben viel häufiger Kontakt mit Behörden als Privatpersonen. Die Bürokratielast ist enorm. Ich habe selbst erlebt, wie viel Zeit und Geld in Papierprozessen verloren geht. Eine leistungsfähige digitale Verwaltung ist deshalb ein zentraler Standortfaktor im internationalen Wettbewerb. Dabei geht es natürlich um Effizienz, aber vor allem um Vertrauen. Wir erleben heute ein Auseinanderdriften der Realitäten: Auf der einen Seite hochgradig digitale Alltags- und Wirtschaftswelten, auf der anderen Seite eine Verwaltung, die als anachronistisch wahrgenommen wird. Wenn der Staat im Alltag nicht leistungsfähig erscheint, traut man ihm auch die großen Transformationen weniger zu.
Kuhlmann: Und genau deshalb wäre es fatal, die Digitalisierung der Verwaltung auf die bloße digitale Abbildung bestehender Prozesse zu reduzieren. Wenn man schlechte analoge Prozesse einfach digitalisiert, bekommt man schlechte digitale Prozesse. Es geht also darum, bei der Digitalisierung des Staates auch strukturell neu zu denken. Sonst entsteht lediglich eine digitalisierte Bürokratie – und die Frustration wächst.
Dinessen: Da sind wir uns einig. Aber lassen Sie uns das konkret machen. Wie lässt sich der Erfolg einer digitalen Transformation messen?
Kuhlmann: Man kann sich dem Thema aus verschiedenen Richtungen nähern. Erstens über Indizes und Benchmarks, die zumindest eine grobe Standortbestimmung erlauben. Zweitens über konkrete Effekte: Verkürzen sich Verfahrensdauern? Sinken die Kosten? Steigt die Effizienz? Das ist messbar – theoretisch jedenfalls. In der Praxis fehlen uns jedoch leider oft die Daten. Drittens sollte man Zufriedenheit messen: bei Bürgerinnen und Bürgern ebenso wie bei den Beschäftigten in der Verwaltung. Gerade mit Blick auf den Fachkräftemangel ist das zentral. Es gibt zudem Schätzungen – etwa vom ifo-Institut –, die ein mögliches Wirtschaftswachstum in Milliardenhöhe prognostizieren, wenn Verwaltungsprozesse konsequent digitalisiert und reformiert würden.
Dinnessen: Wichtig ist die Unterscheidung: Es gibt Einsparpotenziale auf Seiten der Wirtschaft und der Bürgerinnen und Bürger einerseits und auf Seiten der Verwaltung andererseits. Das Problem bislang war häufig, dass digitale Lösungen „on top“ kamen ohne strukturelle Reformen. Dann entstehen Zusatzkosten statt Einsparungen. Das eigentliche Potenzial wird nur gehoben, wenn Digitalisierung, Organisation und Regulierung zusammengedacht werden. Eine effiziente Verwaltung senkt Kosten, beschleunigt Investitionen und erhöht die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen. Das wirkt sich direkt auf Produktivität, Innovationsfähigkeit und letztlich auf den Wohlstand eines Landes aus. Umgekehrt sind hohe Bürokratielasten ein klarer Standortnachteil. Deshalb sehe ich hier eine klare Verantwortung des Staates zu digitalisieren.
Kuhlmann: Das sehe ich auch so. Der Staat ist verpflichtet, leistungsfähige, serviceorientierte Verwaltungsleistungen bereitzustellen – für Bürger wie für Unternehmen. Das Problem ist die mangelnde Umsetzung. Auf Bundesebene gibt es inzwischen ein Digitalministerium, Strategien und Agenden. Auf Landes- und Kommunalebene fehlt jedoch oft die Verbindlichkeit. Digitalisierung ist dort keine Pflichtaufgabe – auch aus finanziellen Gründen. Das führt zu einem Flickenteppich. Zudem ist Deutschland stark fragmentiert, mit einer vergleichsweise schwachen Zentrale. Das erklärt vieles, soll es aber nicht entschuldigen. Entscheidend sind Governance-Strukturen, klare Standards, eine Gesamtarchitektur – und eine andere Verwaltungskultur. In Skandinavien oder im angelsächsischen Raum ist der Pragmatismus stärker ausgeprägt, ebenso eine Vertrauenskultur zwischen Staat und Gesellschaft.
Dinnessen: Ja, das erlebe ich in der Praxis genauso. Dort steht das Ergebnis stärker im Fokus als der perfekte Weg dorthin. In Deutschland neigen wir zu Perfektionismus – rechtlich wie technisch. Das führt dazu, dass Projekte verzögert oder gar nicht umgesetzt werden. Mehr Gestaltungsspielräume und eine ausgeprägtere Fehlerkultur wären hilfreich. Zum Abschluss, Frau Kuhlmann: Was ist in Deutschland jetzt am wichtigsten?
Kuhlmann: Erstens: mehr Verbindlichkeit. Standards, Basiskomponenten und eine gemeinsame Architektur lassen sich nicht allein über Freiwilligkeit durchsetzen. Zweitens: Digitalisierung muss immer mit organisatorischen und regulativen Reformen einhergehen. Drittens: Es braucht mehr personelle Kapazitäten und digitales Know-how in den Verwaltungen.
Dinnessen: Vielen herzlichen Dank für das spannende Gespräch, Frau Kuhlmann.
Aufgezeichnet von Benjamin Kleemann-von Gersum.
